MAKALAH : PEMECAHAN MASALAH DAN PENDEKATAN SISTEM

A.    Pemecahan Masalah

Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Pemecahan masalah adalah tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

1.    Pentingnya Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah mungkin hanya merupakan bagian kecil dari waktu manajer. Namun, pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Satu set keputusan untuk memecahkan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan.

2.    Pembuatan Keputusan dan Pemecahan Masalah

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Keputusan adalah seleksi dari strategi atau tindakan. Pembuatan keputusan adalah tindakan penyeleksian strategi atau tindakan yang diyakini oleh pembuat keputusan akan memberikan pemecahan yang terbaik terhadap masalah. Ada beberapa strategi atau tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh manajer dalam membuat keputusan. Salah satu kunci untuk memecahkan masalah adalah pengidentifikasian pilihan atau alternatif keputusan.

3.    Elemen Dalam Proses Pemecahan Masalah

Elemen pemecahan masalah yaitu manajer, standar, dan informasi. Pemecahan terhadap masalah tersebut harus memberikan kemampuan terbaik kepada sistem untuk dapat mencapai tujuannya, sebagaimana yang ditentukan dalam standar penampilan. Oleh karena itu standar harus ditentukan dengan jelas. Standar ini menjelaskan keadaan yang diinginkan, yaitu apa yang harus dicapai oleh sistem. Selanjutnya manajer harus mempunyai informasi yang menjelaskan keadaan saat itu, yaitu apa yang dicapai sistem sekarang. Jika keadaan saat itu dan keadaan yang diinginkan sama, maka tidak ada masalah dan manajer tidak mengambil tindakan apa-apa. Jika kedua keadaan tersebut berbeda maka ada beberapa masalah yang menjadi penyebabnya dan harus dipecahkan.

Perbedaan antara keadaan saat itu dan keadaan yang diinginkan menunjukkan kriteria pemecahan, yaitu apa yang akan dilakukan untuk membuat keadaan pada saat itu menjadi keadaan yang diinginkan. Bila keadaan pada saat itu mencapai tingkat penampilan yang lebih tinggi dari keadaan yang diinginkan, maka tugas manajer bukannya membawa keadaan pada saat itu pada jalur yang sama. Namun, menjaga keadaan pada saat itu berada pada tingkat yang tinggi. Jika tingkat penampilan yang lebih tinggi lagi dapat dicapai, maka keadaan yang diinginkan harus dinaikkan. Jika terjadi salah langkah dalam proses pemecahan masalah maka tanggung jawab manajer untuk mengidentifikasi pemecahan pengganti dan untuk mengevaluasi masing-masing. Didalam mengidentifikasi manajer dapat menggunakan sistem informasi seperti input dari orang lain dalam organisasi maupun diluar organisasi. Bila pilihan telah ditentukan sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi masing-masing pilihan tesebut. Evaluasi ini harus mempertimbangkan kemungkinan adanya hambatan yang bersifat internal maupun lingkungan, hambatan internal berupa terbatasnya sumber, sedangkan hambatan lingkungan berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan yang berlaku aneh atau tidak berlaku sama sekali. Hambatan yang dilakukan oleh pesaing, pemasok, dan pemegang saham dapat membatasi adanya pilihan tertentu. Bila semua elemen ini ada dan dipahami oeh manajer maka dimungkinkan terjadinya pemecahan terhadap masalah.

4.    Masalah dan Gejala

Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Manajer lebih sering melihat gejala daripada masalah.gejala menyerupai puncak gunung es dimana manajer harus melihat kebawah gejala tersebut agar dapat melihat penyebab masalah yang sebenarnya. Ketika manajer menemukan adanya gejala, seperti keuntungan yang rendah. Sesuatu telah menyebabkan rendahnya keuntungan. Masalahnya adalah penyebab keuntungan yang rendah.

5.    Struktur Masalah

Ada beberapa jenis struktur masalah, yaitu :

a.       Masalah terstruktur adalah masalah yang terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.

b.      Masalah tak terstruktur berisi elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

c.       Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

B.    Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah yang sistematik ini dicetuskan oleh John Dewey, seorang profesor filsafat dari columbia University, sekitar awal abad ini. Pada tahun 1990 ia mengemukakan 3 pendapat atau keputusan yang dilibatkan dalam pemecahan perdebata secara adil.

a.    Mengetahui perdebatan tersebut

b.    Mempertimbangkan tuntutan alternatif

c.    Membuat keputusan

Dewey tidak menggunakan istilah pendekatan sistem, namun ia mengetahui urutan dasar dalam pemecahan masalah, yaitu dimulai dengan adanya masalah, mempertimbangkan pemecahan pilihan, dan memilih pemecahan yang terbaik.

Selama akhir tahun 1960an dan awal 1970an, minat terhadap pemecahan masalah yang sistematik mencapai puncaknya. Perusahaan komputer, ilmuan manajemen dan spesialis informasi mencari cara penggunaan komputer untuk memecahkan masalah yang dihadapi manajer. Kerangka yang dianjurkan bagi pengguna komputer dikenal sebagai pendekatan sistem yaitu rangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa pertamakali masalah dapat diketahui, pertimbangan pemecahan pilihan dan bentuk pemecahan yang terpilih tersebut.

1.    Pendekatan Sistem, Pemecahan Masalah, dan Pembuatan Keputusan

Langkah pendekatan sistem memberikan cara yang baik dalam mengkategorisasikan keputusan yang harus dibuat. Tiap-tiap langkah usaha definisi dan usaha pemecahan paling sedikit membutuhkan satu keputusan.

2.    Pendekatan sistem dan CBIS

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem pendukung saat menerapkan pendekatan sistem. Sub sistem CBIS, seperti sistem pendukung keputusan, sistem pakar, atau aplikasi otomatisasi kantor dapat mendukung tiap keputusan. Subsistem CBIS juga mungkin untuk mendukung berapa keputusan, yang semuanya mungkin diperukan untuk memecahkan masalah. Pendekatan sistem bertindak sebagai jembatan antara masalah dan CBIS, yang memberikan kerangka untuk berbagai keputusan.

C.    Langkah Pendekatan Sistem

Kita menggunakan 10 langkah yang dikelompokkan dalam 3 fase. Tiap fase terdiri atas jenis usaha khusus yang harus dijalani oleh pemecah masalah, yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha pemecahan.

Usaha persiapan menyiapkan manajer dalam pemecahan masalah dengan memberikan orientasi sistem. Usaha definisi terdiri atas pengidentifikasian masalah yang akan dipecahkan dan kemudian memahaminya. Usaha pemecahan mencakup pengidentifikasian pemecahan pilihan, pengevaluasiannya, pemilihan pemecahan yang dilihat paling baik, implementasinya, dan aktivitas lanjutan untuk memastikan bahwa masalah telah dipecahkan.

1.    Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk menangani masalah.

 Berikut ini adalah langkah-langkah usaha persiapan :

a.    Melihat perusahaan sebagai sebuah sistem

Manajer harus dapat melihat perusahaannya sebagai sebuah sistem. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan model sistem umum. Manajer harus dapat melihat sejauh mana perusahaan cocok dengan model tersebut.

b.    Memahami sistem lingkungan

Hubungan perusahan dengan lingkungannya juga penting. Lingkungan mewakili sistem yang lebih besar. Disini perusahaan merupakan sub sistemnya. Lingkungan memerlukan produk atau pelayann tertentu, dah hal inilah yang menjaadi alasan keberadaan perusahaan. Lingkungan jug menyediakan semua sumber yang dibutuhkan oleh perusahaan, yang digunakan untuk menghasilkan produk dan pelayanan. Oleh karena itu, perusahaan diciptakan dari lingkungan dengan tujuan melayani lingkungan tersebut. Sistem lingkungan terdiri atas dalapan elemen yang ada dalam sistem yang lebih besar, yang disebut masyarakat. tiap elemen ini bisa berupa organisasi atau perorangan dan mereka dihubungkan ke perusahaan dengan arus sumber. Gambar dibawah ini menunjukan perusahaan dalam konteks lingkungannnya.

Pemasok (penjual) memasok bahan yang digunakan oleh perusaaahan untuk memproduksi banrang dan jasa. Barang dan jasa dipasarkan kepelanggan perusahaan, yang terdiri dari perorangan dan organisasi. Tenaga kerja mengacu kepada seluruh kelompok pekerja yang potensial. Lembaga keuangan memberikan sumber keuangan bagi perusahaan. Pemegang saham (pemilik) adalah orang ang menginvestasikan uangnya diperusahaan tersebut dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pada perusahaan korporasi, dewan direktur hanya memmpertanggung jawabkan perusahaan kepada pemegang saham. Pada perusahaan yang kepemilikannya bersifat pribadi, pemilik dan partnerlah yang memutuskan. Pesaing meliputi semua perusahaan yang bersaing dengannya dalam pasar yang sama. Sekarang ini, masyarakat  lokal dianggap mempunyai peranan yang lebih besar dalam sistem lingkungan ini. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya kepada masyarakat loka ini dengan digunakannya peralatan anti polusi, mentaati sistem keselamatan kerja, dan mendukung adanya progam hibah dan kepentingan umum.

c.    Mengidentifikasi subsistem perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk. Yang paling mudah dilihat manajer adalah area-area fungsional. Masing-masing dapat dilihat sebagai suatu sistem tersendiri.

Manajer dapat juga melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai subsistem. Manajemen puncak membuat keputusan yang mengalir turun melalui seluruh organisasi. Perusahaan membuat produk dan jasa pada tingkat bawah, dan informasi yang menggambarkan aktifitas tersebut mengalir naik melalui seluruh organisasi. Tanpa arus informasi manajemen tingkat atas terpotong dari sistem fisik perusahaan.

Manajer dapat juga menggunakan arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem. Bentuk fungsional dari organisasi menerapkan hal ini hingga suatu tingkat tertentu. Fungsi keuangan mengkhususkan diri pada arus uang, dan fungsi sumber daya manusia mengkhususkan diri pada arus personalia. Sebagian perusahaan manufaktur telah menambah satu fungsi manjemen material tersendiri untuk menangani arus material yang melalui fungsi manufaktur dan pemasaran. Tetapi, manajer harus melihat melampaui struktur fungsional agar dapat mengisolasi semua arus.

Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem, dan sistem itu berada dalam suatu lingkunagan, maka orientasi sistem telah tercapai. Manajer telah menyelesaikan usaha persiapan dan siap untu menggunakan pendekatan sistem dalam pemecahan masalah.

2.    Usaha definisi

Usaha definisi adalah, pertama kali menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian memahaminya sebaik mungkin untuk menciptakan pemecahan (pemahaman masalah). Istilah definisi masalah dan analisis yang paling dikenal, dan mintzberg menamainya dengan diagnosis.pada fase kedua dari pendekatan sistem ini, akan dijelaskan dua prosedur yang mungkin dapat diikuti untuk mendefinisikan masalah.

Pemecahan masalah ditandai atau diawali dengan adanya sesuatu yang berjalan lebih baik atau lebih buruk dari pada yang direncanakan sebelumnya. Tanda ini disebut picu masalah.

a.    Memproses dari tingkat sistem ke subsistem

Analisis harus dimulai dengan sistem yang jadi tanggung jawab manajer, kemudian memproses sistem menurut hirarkinya, yaitu tingkat demi tingkat.

Pertama yang dilakukan seorang manajer ialah harus mempelajari posisi sistem dalam hubungannya dan lingkungannya. Selanjutnya, manajer menganalisis sistem berkenaan dengan subsistemya. Tujuan analisis adalah untuk mengidentifikasi tingkatan sistem, tempat penyebab masalah beranda. Dan sebelum melanjutkan ke langkah selanjutnya hendaknya menetapkan perjanjian terlebih dahulu.

b.    Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu

Tiap manajer mempelajari tiap elemen dari sistemnya secara urut, diantara elemen dari sistemnya antara lain :

1)   Mengevaluasi standart

Standar kinerja suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Manajemen menetapkan standart dan harus memastikan standart itu memiliki karakteristik tertentu, antar lain :

a)    Standar harus sah (valid)

b)   Standar harus realistis

c)    Standar harus dimengerti

d)   Standar harus terukur

2)   Membandingkan output dengan standart

Jika manajer telah setuju dengan standart yang ditentukan, selanjutnya ia mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standart.

Jika sistem itu sesuai standar, maka tidak perlu melakukan pendekatan sistem untuk pemecahan masalah karena tidak ada masalah yang perlu dipecahkan, namun ia harus melakukan revaluasi terhadap standart yang dipandang dari sudut penampilan yang baik pada saat ini.  Mungkin standart tersebut harus ditingkatkan.

Jika sistem tidak sesuai standartnya, maka manajer mengidentifikasi penyebabnya dan ada masalah yang harus dipecahkan. Elemen elemen sistem yang ada mungkin  merupakan letak dari masalah tersebut.

3)   Mengevaluasi manajemen

Kualitas team manajemen juga harus diperiksa, karena penilaian yang tepat terbuat dari manajemen sistem.

Dimana kualitas team yang tidak memuaskan dapat dilihat dari kesalahan keputusan, biaya yang membengkak, dan tingginya frekuensi keluar masuknya karyawan. Pengetahuan yang baik mengenai teori manajemen akan berguna dalam menganalisis.

4)   Mengevaluasi pemroses informasi

Jika suatu team tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan, mungkin saja manajer tidak ada waktu untuk mencurahkan pada pemproses informasinya. Atau karena hal yang lain telah berjalan dengan baik sehingga pemroses informasi disisihkan. Tidak adanya pengadaan pemroses informasi lebih mudah dipecahkan persoalannya dibanding dengan buruknya suatu manajemen.

5)   Mengevaluasi sumber input perusahaan

Ketika tingkat analisis sistem tercapai maka, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan dan permaslah berada pada sistem fisik. Suatu analisis dibuat mengenai sumber daya fisik dan elemen input maupun sumber daya yang mengalir dari elemen tersebut dari lingkungan.

6)   Mengevaluasi proses transformasi

Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesulitan dalam mengubah input menjadi output. Contoh modern dari usaha untuk memecahkan masalah transformasi adalah penggunaan robot.

3.    Usaha pemecahan

a.    Mengidentifikasi pemecahan pengganti

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa lalu, tetapi kreativitas dan intuisi juga berperan penting.

        Manajer jarang berusaha memecahkan masalah sendirian tetapi menerima bantuan dari manjer lain. Para pemecah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran (brainstorming), suatu kegiatan informal yang para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka, lalu didiskusikan. Pendekatan yang lebih formal disebut sesi JAD. JAD merupakan singkatan join application design (rancangan aplikasi bersama) dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara berkelompok (group decision support sistem) untuk memecahkan masalah. Diskusi kelompok diarahkan oleh seorang pemimpin, dan dicatat secara tertulis oleh juru tulis.

b.    Mengevaluasi pemecahan pengganti

Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan criteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau criteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif perlu dipertimbangkan.

c.    Menentukan pemecaha yang terbaik

Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, selajutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik. Mintzberg mengemukakan tiga cara yang dapat dilakukan manajer dalam menentukan pilihan yang baik :

1)   Analisis : evaluasi pilihan yang sistematik, dengan mempertimbang- kan akibatnya pada tujuan organisasi.

2)   Keputusan atau ketetapan : proses mental dari seorang manajer.

3)   Penawaran : negosiasi antara beberapa manajer

d.   Menerapkan pemecahan

Masalah tidak dapat hanya dipecahkan dengan penentuan atau pemilihan pemecahan yang terbaik. Pemecaha tersebut perlu diterapkan.

e.    Tindak lanjut untuk memastikan bahwa pemecahan tersebut efektif

Manajer harus melakukan indak lanjut untuk memastikan bahwa pemecahan dapat mencapai penampiln yang direncanakan. Mungkin pemecahan tersebut diharapkan dapat menurunkan biaya operasi, namun penurunan ini tidak pernah dialami. Maka, kemudian kita perlu mencari penyebabnya. Oleh karena iu, manajer harus tetap dengan pemecahan tersebut sampai dapat dipastikan bahwa masala dapat dipecahkan.

D.    Faktor Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer mempunyai pemecahan masalah yang berbeda. Tiga dimensi dari cara (style) itu dapat ntuk mengklasifikasikan manajer menurut perbedaan perorangnya. Dimensi ini mempunyaikaitan dengan penangkapan masalah, pengumpulan informasi, dan penggunaan informasi.

1.    Penangkapan masalah

Manajer dapat dibagi menjadi tiga kategori dalam hal cara penangkapan masalah, yaitu cara mereka dalam menghadapi masalah.

a.       Penghindar masalah. Manajer melakukan sikap positif dan menganggap segala sesuatunya berjalan dengan baik. Usaha dilakukan untuk menutup atau tidak menampilkan kemungkinan adanya masalah dengan cara mengabaikan informasi atau menghindari perencanaan yng teliti.

b.      Pemecah masalah. Manajer tidak mencari masalah dan tidak menutup adanya masalah yang mncul. Jika masalah muncul, ia akan menyelesaikannya.

c.       Pencari masalah. Ia merupakan manajer yang agresif.

2.    Pengumpulan informasi

Manajer dapat melakukan satu dari dua cara pengumpulan informasi, yaitu mengenai sikapnya terhadap volume keseluruhan informasi yang ada padanya.

a.       Cara memerintah. Manajer melakukan manajemen degan pengecualian dan menampilkan segala sesuatu yang tidak sesuai dengan kriteria tertentu, seperti relevansinya dengan wilayah taggung jawabnya.

b.      Cara menerima. Manajer ingin melihat segala sesuatu dan kemudian menentukan apakah ia kan berguna bagi dirinya sendiri, atau berguna bagi orang lain dalam organisasi.

3.    Penggunaan informasi

Manajer juga cenderung untuk menggunakan satu dari dua cara penggunaan informasi, yaitu cara ia menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.

a. Cara sistematik. Manajer memberikan perhatian khusus untuk mengikuti metode pemecahan masalah yang telah ditentukan, seperti pendekatan sistem.

b.   Cara intuitif. Manajer tidak menggunakan suatu metode tertentu, namn ia menyesuaikan pedekatan dengan situasi yang ada.